Rechnungsprogramm aus Österreich

Rechnung schreiben: von der leeren Maske bis zum verbuchten Beleg

Alles passiert in einem Fenster. Links steht der Empfänger, rechts stehen die Angaben, die auf die Rechnung müssen. Die Vorschau hängt am selben Fenster und zeichnet mit derselben Vorlage wie das spätere PDF.

1. 1Empfänger aus den Kontakten wählen oder direkt im Formular neu anlegen, bei Bedarf mit Ansprechpartner für die „z. Hd.“-Zeile.
2. 2Positionen erfassen: aus dem Produktkatalog übernehmen oder frei eintippen, mit Menge, Einheit, Einzelpreis und Rabatt in Prozent oder als Betrag. Die Reihenfolge ziehst du mit der Maus zurecht, längere Rechnungen gliederst du in benannte Abschnitte.
3. 3Umsatzsteuer je Position setzen, also 20, 13, 10 oder 0 Prozent. Sitzt der Kunde im EU-Ausland und hat eine UID hinterlegt, schlägt BuHaPro den passenden Fall vor.
4. 4Rechnungs-, Liefer- und Leistungsdatum eintragen und das Zahlungsziel in Tagen wählen. Das Fälligkeitsdatum rechnet BuHaPro daraus.
5. 5Vorschau prüfen: Briefpapier, Logo, Ansprechpartner, Signatur und die Bankverbindung, die zum gewählten Zahlungskonto gehört.
6. 6Finalisieren. Erst jetzt wird die Rechnungsnummer vergeben, das Aussehen des Belegs ist festgeschrieben, und BuHaPro bucht die Rechnung automatisch ins Journal und in die UVA.
7. 7Per E-Mail versenden. Das PDF hängt an, der Text kommt aus deiner Vorlage, und mit hinterlegten Zugangsdaten deines Mailservers geht die Nachricht über dein eigenes Postfach hinaus.

Was auf einer österreichischen Rechnung stehen muss

§ 11 UStG zählt auf, was eine Rechnung enthalten muss, damit der Kunde die Vorsteuer ziehen darf. Fehlt eine Angabe, verliert er den Vorsteuerabzug, und du bekommst die Rechnung zur Berichtigung zurück. Diese Felder sind im Formular vorgesehen und stehen auf jedem PDF.

• Name und Anschrift deines Betriebs und die deines Kunden, beides aus den Stammdaten.
• Deine UID-Nummer. Die des Kunden druckt BuHaPro mit, sobald sie im Kontakt hinterlegt ist. Übersteigt der Gesamtbetrag einer Rechnung an einen anderen Unternehmer 10.000 Euro, verlangt § 11 Abs. 1 Z 3 UStG sie ausdrücklich.
• Menge und handelsübliche Bezeichnung je Position, also das, was in der Positionszeile steht.
• Tag der Lieferung oder Leistung, wahlweise als Zeitraum. Das Formular weist das Feld eigens als Pflichtangabe aus.
• Ausstellungsdatum und die fortlaufende Rechnungsnummer.
• Entgelt netto, Steuersatz und Steuerbetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen.
• Für Kleinbetragsrechnungen bis 400 Euro brutto genügen nach § 11 Abs. 6 UStG weniger Angaben. BuHaPro druckt sie trotzdem vollständig, damit derselbe Beleg auch beim Vorsteuerabzug des Kunden hält.

Rechnungsnummern lückenlos je Belegkreis und Monat

§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. h UStG verlangt eine fortlaufende Nummer, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird. § 131 Abs. 1 Z 6 BAO verlangt zusätzlich, dass sich einmal erfasste Eintragungen nicht spurlos ändern lassen. An dieser Stelle kippt eine Vorlage in der Textverarbeitung. Sobald zwei Entwürfe offen sind, stimmt die Reihenfolge nicht mehr.

• Rechnungen, Angebote und Gutschriften haben getrennte Zähler mit den Präfixen RE, AN und GU.
• Jahr und Monat stehen in der Nummer, etwa RE-202610-0001. Der Zähler beginnt jeden Monat neu.
• Die Nummer wird beim Finalisieren vergeben. Ein Entwurf, den du wieder löschst, hinterlässt keine Lücke.
• „Zurück zu Entwurf“ behält die bereits vergebene Nummer und verwendet sie beim erneuten Finalisieren wieder.
• Beim Stornieren wird nichts gelöscht. Der ursprüngliche Buchungssatz bleibt stehen, die Gegenbuchung bekommt eine eigene Belegnummer (§ 131 Abs. 1 Z 6 BAO).

Kleinunternehmer, Reverse Charge, innergemeinschaftliche Lieferung

In diesen Fällen steht keine Umsatzsteuer auf der Rechnung. Gerade deshalb muss ein bestimmter Satz daraufstehen. BuHaPro setzt ihn selbst, sobald der Fall am Beleg hinterlegt ist.

• Kleinunternehmer: Ein Schalter in den Unternehmensdaten. Danach erscheint kein USt-Ausweis mehr, an seiner Stelle steht der Hinweis auf § 6 Abs. 1 Z 27 UStG. Die Grenze liegt seit 2025 bei 55.000 Euro brutto, mit einer Toleranz von zehn Prozent im laufenden Jahr.
• Reverse Charge: null Prozent Umsatzsteuer und der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß Art. 196 MwStSystRL.
• Innergemeinschaftliche Lieferung: null Prozent und der Hinweis auf Art. 6 Abs. 1 iVm Art. 7 BMR. Voraussetzung bleibt die UID des Empfängers.
• UID-Prüfung: Deine eigene UID wird beim Speichern gegen die EU-Datenbank VIES geprüft. Kunden-UIDs kannst du dort ebenfalls nachschlagen.

E-Rechnung für Bund und Unternehmen

Jede finalisierte Ausgangsrechnung lädst du zusätzlich zum PDF als ebInterface-Datei herunter, geprüft gegen das amtliche Schema. Für Empfänger im Peppol-Netz erzeugt BuHaPro eine Rechnung nach Peppol BIS 3.0. Rechnungen an Dienststellen des Bundes bringst du direkt aus BuHaPro über das Unternehmensserviceportal (USP) ein. Für den ersten Versuch gibt es einen Testbetrieb. Auf der Eingangsseite liest BuHaPro XRechnung, ZUGFeRD, Peppol und ebInterface als strukturierte Daten ein, die Werte müssen also nicht aus dem PDF erkannt werden.

Dauerrechnungen und Lieferscheine

Wiederkehrende Leistungen wie Wartungsverträge oder Mitgliedsbeiträge rechnest du über Dauerrechnungen ab. Eine finalisierte Rechnung machst du über „Wiederholen“ zur Vorlage, monatlich, vierteljährlich oder jährlich. Zum Termin legt BuHaPro einen Entwurf mit passendem Leistungszeitraum an. Finalisiert und versendet wird er erst, wenn du es tust. Lieferscheine erzeugst du aus einer Rechnung oder einem Angebot, auch mit Teilmengen. Das PDF zeigt Mengen ohne Preise und hat ein Feld für die Unterschrift bei der Übernahme. Mehrere offene Lieferscheine desselben Kunden fasst du mit einem Klick zu einer Sammelrechnung zusammen.

Vom Angebot über die Rechnung bis zum Geldeingang

Ein angenommenes Angebot wird per Knopfdruck zur Rechnung und bringt seine Positionen mit. Auf der anderen Seite lädst du den Kontoauszug als PDF, CAMT- oder CSV-Datei hoch. Eindeutige Zahlungen ordnet BuHaPro selbst zu und verbucht sie, der Rest bleibt zum Zuordnen offen. Daraus wird der Status „bezahlt“ oder bei Teilbeträgen „teilweise bezahlt“. Barzahlungen erfasst du direkt an der Rechnung und buchst sie auf die Kasse. Für vereinbarte Raten legst du einen Ratenplan an. Bleibt eine Rechnung offen, erzeugt BuHaPro Mahnungen in Stufen. Ab Werk liegen sie als Entwurf zur Freigabe bereit und gehen nicht automatisch hinaus. Mahngebühr, Verzugszinsen und die Betreibungskostenpauschale von 40 Euro nach § 458 UGB stellst du je Stufe selbst ein. Das Gesetz sieht bei Unternehmergeschäften 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz vor (§ 456 UGB), sonst 4 Prozent (§ 1000 ABGB). Eine Stufe wird erst fällig, wenn die vorige tatsächlich versendet wurde.

Warum Rechnungssoftware allein selten reicht

Viele Programme enden beim fertigen PDF. Die Rechnung ist geschrieben, in der Buchhaltung ist sie damit noch nicht. In BuHaPro bucht das Finalisieren die Rechnung gleich mit, wahlweise als Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG oder als doppelte Buchführung. Die Rechnungslegungspflicht nach § 189 UGB greift ab 700.000 Euro Umsatz in zwei aufeinanderfolgenden Jahren, und zwar ab dem zweitfolgenden Geschäftsjahr. Über 1.000.000 Euro beginnt sie schon im Folgejahr. Die Buchführungsart legst du beim Einrichten fest. Sobald gebucht ist, bleibt sie fest. Umsatzsteuer-Voranmeldung, Auswertungen und Geldfluss-Übersicht entstehen aus denselben Buchungen. Für die Buchhaltung brauchst du das Paket Komplett, Faktura allein enthält die Rechnungsseite.

Im Browser, am Handy, am Desktop, mit Server in Graz

BuHaPro läuft im Browser und lässt sich als Web-App auf dem Handy ablegen. Für Macs mit Apple Silicon und für Windows gibt es eine Desktop-App. Was du auf einem Gerät änderst, steht binnen etwa einer Sekunde in jedem anderen geöffneten Fenster. Ein Gerät im Hintergrund holt die Änderungen nach, sobald du zurückkehrst. Rechnungen, Angebote, Gutschriften und Kontakte bleiben auch ohne Verbindung lesbar. Die dafür vorgehaltenen Daten liegen verschlüsselt am Gerät und werden beim Abmelden gelöscht. Angemeldet wird per Passkey über Touch ID oder Windows Hello. Server und Datensicherung stehen in Österreich, und der vollständige Mandanten-Export gibt dir Kontakte, Rechnungen, Buchhaltung und Originalbelege jederzeit wieder heraus.

Was BuHaPro nicht oder nur teilweise kann

Bei diesen Anforderungen solltest du vor der Anmeldung wissen, wie weit BuHaPro reicht.